Projektbudget

Budget-Positionen können innerhalb des Projektes für jeden Projektpartner zugewiesen werden.

Neue Budget-Position

Die Formulardaten dürften selbsterklärend sein, einzig das Feld “Kostenstelle” muss gesondert beachtet werden. Es erlaubt die Aufteilung der Kosten auf die Kostenstellen (die an die jeweiligen Anforderungen der Organisation angepasst werden können ¹).

• Mögliche Inhalte sind z.B. Personal, Betrieb, Reise, Drittleistung, Investitionen, …
• Dieses Feld regelt die Zuweisung, damit die Kosten später in der Kostenübersicht richtig aufgeteilt und aufsummiert werden können.
• In den Positionen der Eingangsrechnung definierte Kostenstellen werden in der Kostenübersicht im Statistik-Modul gegengerechnet.

Ein Sonderfall bildet die Kostenstelle Personal

Personalkosten

Werden Budget-Einträge der Personalkostenstelle zugewiesen, können weitere Aufteilungen des Budgets vorgenommen werden. In der Detailansicht des Budget-Eintrags befindet sich eine Übersicht mit allen zugewiesenen Projektmitarbeitern und deren anteiligem Budget.

Details

In dieser Auflistung befinden sich alle User, die einen Datensatz aus dem Mitarbeiter-Budget zugewiesen haben. Also auch ehemalige Projektmitarbeiter, die zum Zeitpunkt des Erstellens des Budgeteintrags vorhanden waren. Der Grund dafür ist, dass möglicherweise bereits Stunden dieses Mitarbeiters erfasst wurden, und dazu das verknüpfte Mitarbeiter-Budget nicht gelöscht werden darf. (In der Stunden-Administration ² können diese Stundensätze mit wenigen Klicks umgeschrieben werden.)

Wenn der Mitarbeiter nicht mehr Projektmitarbeiter ist und keine Stunden erfasst hat (oder diese auf andere Budgets/Arbeitspakete usw. umgeschrieben wurden), erscheint der Name in roter Schrift. Sofern die die Berechtigung haben, den Budget-Datensatz zu verändern, können Sie das Budget des Users entfernen.

Für Stunden-Administratoren: Wenn Stunden von einem Mitarbeiter erfasst sind, so erscheint links von seinem Namen ein Listen-Icon, mit dem Sie die Stunden auflisten, und ggf. bearbeiten können.

Tabelleninformationen

Jede Spalte kann separat verändert werden und hat unterschiedliche Auswirkungen auf die umgebenden Zahlen der anderen Personal-Budgets.

Stundensatz: Bei der Budget-Erstellung wird der Standard-Stundensatz aus den User-Stammdaten verwendet und kann anschließend für jedes Budget angepasst werden. (Der Stundensatz im Budget ändert sich nicht automatisch wenn der Standard-Stundensatz geändert wird.)

Der Stundensatz des Personalbudgets wird bei jedem Projektmitarbeiter bei der Stundenerfassung verwendet. Zu jedem Stundeneintrag (timerecord) in der Stundenverwaltung wird (wenn eingetragen) ein Personalkosten-Eintrag (staffBudget) verknüpft. Der jeweilige Betrag des Stundensatzes wird zusätzlich als Wert im Stundeneintrag für spätere Berechnungen gespeichert.

Wird der Wert dieser Spalte verändert, ändert sich das berechnete Budget für den Mitarbeiter, und somit wird auch das Gesamtbudget beeinflusst.

Vorsicht

Prozentsatz %: Der Prozentsatz regelt die Aufteilung des Budgets. Anhand dieser Werte wird das Gesamtbudget der Budget-Position auf die Mitarbeiter aufgeteilt. Anhand des eingetragenen Stundensatzes werden die budgetierten Stunden neu berechnet, wobei das Gesamtbudget NICHT beeinflusst wird.

Stunden: Die budgetierten Stunden zeigen die Gesamtzahl der Stunden an, die für jeden Mitarbeiter verfügbar sind (Zielwert). Werden die Stunden verändert, verändert sich auch das Budget pro Mitarbeiter (siehe unten), welches somit auch das Gesamtbudget beeinflusst.

Budget: Das Budget setzt sich aus “Stunden x Stundensatz” zusammen. Diese Spalte dient zu Informationszwecken, und der Wert kann nicht bearbeitet werden.

Gesamtbudget: Der Gesamtbetrag ist die Summe aller Einträge der Budget-Spalte. Bei der Bearbeitung dieses Wertes wird für jeden Mitarbeiter das Budget Anhand der eingetragenen %-Werte neu berechnet – es ergibt sich somit eine neue Stundenanzahl für jeden Mitarbeiter.