13. Januar 2017 admin_x67pwoan

Excel-Import

Download des Templates (über das Import/Export-Modul) und eintragen der Daten.

Achten Sie auf folgendes:

  • Im Dateinamen muss ersichtlich sein, um was für Daten es sich handelt. Der Name muss einen der folgenden Zeichenketten enthalten: contacts, project
  • Die Reihenfolge der Spalten muss nicht zwingend so sein wie in der Vorlage, die Spaltenüberschriften dürfen aber nicht geändert werden (was den Inhalt angeht), damit sie zugeordnet werden können.
  • Die Spalte “refID” sollte durchnummeriert werden (1,2,3,…). Sie muss weniger als 6 Stellen haben (kleiner als 1.000.000). Ein Import von weniger als 1000 Datensätzen wird aus technischer Sicht empfohlen!
  • Im System können Firmen und Personen angelegt werden. Die Felder Anrede, Titel, Vorname, Nachname können nur für Personen verwendet werden.

Infos zu den Spalten (Überschriften): refID: Die Referenz-ID der Datensätze wird nicht in die Datenbank gespeichert und wird nur für die Zuordnung Person <-> Firma im momentanen Excel-Dokument verwendet.

Firma/Institution: Soll der Datensatz (Excel-Zeile) nur eine Firma erstellen, wird dieses Feld als Firmennamen verwendet. Die Felder Anrede, Titel, Vorname, Nachname dürfen nicht ausgefüllt sein. Die firmenspezifischen Felder (Firmenbuchnummer, UID-Numer,...) können verwendet werden.

Bei Personen dient das Feld Firma als Referenz, um eine Firma zuzuordnen. Fügen Sie hier einfach den Firmennamen (z.B. “Gemeinde Alberschwende”) ein, damit die Firma mit den Daten in der Excel-Zeile angelegt wird. Die Person erhält dann die Personen-Daten (Name, Anrede, Titel, E-Mail, Telefon), und wird der Firma (erstellt mit den restlichen Daten) zugeordnet.

Um eine Person mehreren Firmen zuzuweisen (oder der Person eine eigene Adresse hinzuzufügen), muss die Firma als separater Eintrag (neue Zeile) angelegt werden. Die Nummer(n) aus der Spalte “refID” der Firma/Firmen können nun im Feld “Firma/Institution” eingefügt werden (bei mehreren mit , getrennt).

Um die Firma aus der momentanen Liste mehreren Personen zuzuweisen, sollte die Firma ebenfalls separat in der Liste angelegt und mit der “refID” in dieser Spalte verknüpft werden. Sind die Firmennamen und Adressen von mehreren Personen ident, so wird diese Firma mehreren Personen zugewiesen.

Excel-Zeichenketten

Um Excel-Zeichenketten zu teilen (z.B. Zelle mit Nachname und Vorname in Spalten aufzuteilen bieten sich folgende Formeln an:

Vorname (erste Zeichenkette bis ‘ ‘)=LINKS(C1;WENNFEHLER(SUCHEN(" ";C1);10))

Nachname (zweite Zeichenkette von ” ”, oder leerer string)=WENNFEHLER(RECHTS(C1;LÄNGE(C1)-SUCHEN(" ";C1;1));"")

Bemerkung

In allen Feldern der Excel-Tabelle muss der Inhalt als Text oder Ganzzahl (z.B. PLZ oder refID) formatiert sein.

Um z.B. Formel-Felder richtig importieren zu können, muss der Inhalt zuerst kopiert, und danach als Wert wieder in die jeweilige Zelle eingefügt werden.

Alternative Import-Methoden (Adress-Importe)

Beim Import werden die Kontakte mit den vorhanden Datenbank-Kontakten verglichen, damit sie nicht doppelt angelegt werden.

  • Die importierten Adressen werden grundsätzlich an Hand von Name (Vorname/Nachname oder Firmenname) und Adress-Feld identifiziert. Beachten Sie, dass Kontakte ohne Adresse (mit leerem Adressfeld) nur mit Kontakten übereinstimmen, die auch in der Datenbank eine leere Adresse (keine Daten) hinterlegt haben.
  • Sind keine Adress-Informationen vorhanden, so kann die Identifizierung auch mit der E-Mail Adresse erfolgen. Dafür muss auf den Button “execute via email-detection” geklickt werden, anstelle des (normalen, blauen) “execute”.